Normas APA 7.ª edición: guía práctica para aplicarlas en Word

Abres tu documento, seleccionas Times New Roman 12, justificas todo el texto y piensas: “listo, ya está en APA”.

Pero aplicar las normas APA implica bastante más que escoger una fuente.

APA 7 establece criterios para presentar trabajos académicos, organizar encabezados, citar las ideas de otros autores y construir la lista de referencias. El problema es que muchas correcciones aparecen porque se mezclan tres cosas diferentes: las reglas de APA, el formato predeterminado de Word y los requisitos particulares de cada universidad.

En esta guía vamos a concentrarnos en lo realmente útil: cómo configurar tu documento en Word, cómo manejar las citas y referencias y qué errores conviene revisar antes de entregar tu trabajo.

Primero: APA y el formato de tu universidad no siempre son lo mismo

Este punto puede ahorrarte muchas correcciones.

La séptima edición del Publication Manual of the American Psychological Association establece criterios generales de estilo y presentación académica (American Psychological Association [APA], 2020).

Sin embargo, una universidad puede adaptar esos criterios a sus propios trabajos de grado.

Por ejemplo, puede exigir:

• una portada institucional específica;
• capítulos numerados;
• páginas preliminares;
• tablas de contenido;
• determinadas características para anexos;
• una estructura particular para tesis o proyectos.

Por eso, si tu universidad establece una condición específica para tu trabajo de grado, debes revisar primero su guía institucional.

No todo lo que aparece en una tesis es una exigencia de APA.

Cómo configurar Word según las normas APA

Antes de empezar a corregir citas una por una, configura el documento completo.

Márgenes

APA utiliza márgenes de 1 pulgada, equivalentes a 2,54 cm, en los cuatro lados del documento (APA, 2020).

En Word:
Disposición o Diseño → Márgenes → Normal

Comprueba que aparezca:

• Superior: 2,54 cm
• Inferior: 2,54 cm
• Izquierdo: 2,54 cm
• Derecho: 2,54 cm

Word utiliza precisamente 1 pulgada como margen predeterminado en sus configuraciones normales. Soporte de Microsoft

Fuente

Uno de los mitos más frecuentes es que APA exige únicamente Times New Roman 12.

No es así.

APA 7 admite diferentes fuentes legibles y consistentes. Entre las opciones más utilizadas se encuentran:

• Times New Roman 12.
• Arial 11.
• Calibri 11.
• Georgia 11.

Si tu universidad exige una fuente específica, sigue esa indicación.

Interlineado y párrafos

Como regla general, el documento utiliza interlineado doble.

En Word:
Ctrl + A → Inicio → Párrafo → Interlineado 2,0

Después revisa:

Espaciado anterior: 0 pt
Espaciado posterior: 0 pt

Esto último importa porque Word puede añadir espacio adicional entre párrafos según la configuración utilizada. Microsoft permite modificar tanto el interlineado como los espacios antes y después desde las opciones de Párrafo. Soporte de Microsoft

Sangría

Los párrafos ordinarios utilizan una sangría de primera línea de 0,5 pulgadas, aproximadamente 1,27 cm.

No la hagas presionando varias veces la barra espaciadora.

En Word:
Inicio → Párrafo → Sangría → Especial → Primera línea → 1,27 cm

Word permite configurar tanto la sangría de primera línea como la sangría francesa desde este mismo cuadro de diálogo. Soporte de Microsoft

Alineación

En APA, el cuerpo del texto se presenta alineado a la izquierda, dejando el margen derecho irregular.

No es necesario justificar ambos márgenes.

Este es uno de los puntos en los que debes comprobar qué exige tu universidad, porque algunas instituciones establecen justificación completa en sus trabajos de grado aunque no sea la configuración estándar de APA.

¿Cómo funcionan los títulos y subtítulos?

Las normas APA contemplan hasta cinco niveles de encabezados, organizados según la jerarquía del contenido (APA, 2020).

No significa que tengas que utilizar los cinco.

En un trabajo sencillo podrían bastar uno o dos niveles. En una tesis más extensa pueden necesitarse varios.

Por ejemplo:

Nivel 1: centrado y en negrita.

Nivel 2: alineado a la izquierda y en negrita.

Nivel 3: alineado a la izquierda, en negrita y cursiva.

Los niveles 4 y 5 se utilizan únicamente cuando existen subdivisiones adicionales.

En Word:
Utiliza el panel de Estilos para asignar Título 1, Título 2, Título 3, etc.

Esto permite mantener el formato uniforme y posteriormente generar una tabla de contenido automática.

No cambies manualmente cada encabezado uno por uno si puedes trabajar con estilos.

Y recuerda: si tu universidad utiliza títulos como “Capítulo 1. Planteamiento del problema”, esa estructura puede corresponder a sus lineamientos institucionales y no directamente a APA.

Cómo hacer citas APA sin complicarlas

APA utiliza el sistema autor-fecha.

Si estás parafraseando una idea, puedes citar de dos maneras.

Cita narrativa

García (2024) señala que la percepción de apoyo académico puede influir en la permanencia universitaria.

Cita parentética

La percepción de apoyo académico puede influir en la permanencia universitaria (García, 2024).

Cuando una fuente tiene dos autores:

• Narrativa: García y Pérez (2024).
• Parentética: (García & Pérez, 2024).

Cuando tiene tres o más autores, APA 7 utiliza et al. desde la primera cita:

García et al. (2024)

La lógica es sencilla: cada idea tomada de otra fuente debe poder identificarse dentro del texto y localizarse después en la lista de referencias.

¿Qué pasa si copias las palabras exactas?

Entonces estás utilizando una cita textual.

Además del autor y el año, debes indicar dónde se encuentra el fragmento.

Por ejemplo:

“Texto citado literalmente” (García, 2024, p. 18).

Cuando la cita tiene 40 palabras o más, se utiliza una cita en bloque.

La cita se presenta separada del párrafo normal, con sangría adicional y sin comillas. El formato permite distinguir claramente que se trata de un fragmento reproducido literalmente de otra fuente (García, 2024, p. 18).

La regla práctica es:

Si tomas la idea, cita la fuente. Si tomas las palabras exactas, además identifica dónde aparecen.

Cómo organizar las referencias

La lista de referencias no es una recopilación de todo lo que consultaste durante la investigación.

Debe existir correspondencia entre ambas partes:

• Lo citado en el texto debe aparecer en las referencias.
• Lo incluido en las referencias debe haber sido citado en el texto.

La sección Referencias comienza en una página nueva y las entradas se organizan alfabéticamente.

También utilizan sangría francesa de 1,27 cm.

En Word:
Selecciona todas las referencias → Inicio → Párrafo → Sangría → Especial → Francesa → 1,27 cm

No hagas la sangría utilizando espacios o tabulaciones.

Ejemplos de estructura

Ejemplo de artículo científico

Apellido, A. A., & Apellido, B. B. (Año). Título del artículo. Nombre de la Revista, volumen(número), páginas. DOI

Ejemplo de libro

Apellido, A. A. (Año). Título del libro. Editorial.

Ejemplo de página web

Autor u organización. (Año, día de mes). Título de la página. Nombre del sitio. URL

La estructura cambia según el tipo de fuente. Un artículo científico, un libro, una tesis y una página web no se referencian exactamente igual.

Cinco errores que conviene revisar antes de entregar

1- Justificar automáticamente todo el documento

• APA utiliza alineación izquierda en el cuerpo del texto. Si tu universidad exige texto justificado, entonces debes seguir el lineamiento institucional.

2- Hacer las sangrías con espacios

• Configura las sangrías desde las opciones de Párrafo. Hacerlas manualmente genera inconsistencias.

3- Confundir bibliografía con referencias

• La lista final debe corresponder con las fuentes que realmente aparecen citadas dentro del trabajo.

4- Copiar una referencia desde Google Scholar sin revisarla

• Los gestores bibliográficos y generadores automáticos ayudan, pero no sustituyen la revisión.
• Comprueba autores, mayúsculas, cursivas, volumen, número, DOI y demás elementos antes de entregar.

5- Aplicar APA sin revisar la guía de la universidad

• Este probablemente sea el error más importante.

APA establece el estilo; la universidad puede establecer además la estructura de tu tesis.

Ambos documentos deben revisarse.

No dejes el formato para el final

Uno de los hábitos que más trabajo genera es escribir cien páginas y pensar:

“Cuando termine le pongo APA”.

Es mucho más sencillo configurar el documento correctamente desde el inicio.

Define primero:

• Márgenes.
• Fuente.
• Interlineado.
• Sangrías.
• Estilos de encabezados.
• Sistema de citación.
• Formato de referencias.

Después mantén esa configuración durante todo el trabajo.

Dominar las normas APA no significa memorizar cada página del manual. Significa saber qué regla corresponde a cada elemento y aplicarla de manera consistente.

¿No tienes tiempo para dar formato APA a tu documento?

Aplicamos las normas APA 7 y corregimos el estilo de tu tesis o artículo, ajustados al formato de tu universidad.

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Referencias

American Psychological Association. (2020). Publication manual of the American Psychological Association (7th ed.). American Psychological Association.

American Psychological Association. (2020). Concise guide to APA style (7th ed.). American Psychological Association.